Vsako društvo ima eno skupno poslanstvo – pomagati svojim članom. Toda kako učinkovito lahko to počnete, če so podatki o članstvu raztreseni po različnih računalnikih, e-poštnih nabiralnikih in beležkah?

Kaj sploh je CRM?

CRM (Customer Relationship Management) je računalniški sistem, ki organizacijam pomaga upravljati odnose s ključnimi deležniki. V poslovnem svetu so to stranke, v svetu društev pa člani, prostovoljci, sponzorji in podporniki.

Dober CRM je kot digitalni spomin vaše organizacije – ve, kdo so vaši člani, kdaj so se pridružili, na katerih dogodkih so sodelovali in kako z njimi najbolje komunicirati.

Resnica, ki jo poznamo vsi: Excel kot "CRM"

Priznajmo si – večina slovenskih društev še vedno uporablja Excel kot primarno orodje za evidenco članstva. In čeprav je Excel izjemno zmogljivo orodje, ima za potrebe društev nekaj resnih pomanjkljivosti:

Razpršenost podatkov. Predsednik ima svojo verzijo tabele, blagajnik svojo, tajnik spet svojo. Katera je pravilna? Nihče zares ne ve.

Ročno delo. Vsaka sprememba zahteva ročni vnos. Ko član spremeni naslov ali telefonsko številko, morate to popraviti na več mestih – če se seveda sploh spomnite.

Nič avtomatizacije. Želite vsem članom poslati rojstnodnevno voščilo? Obvestilo o prihajajočem dogodku? Z Excelom boste to počeli ročno, član za članom.

Brez zgodovine komunikacije. Kdo je že prejel vabilo na letno srečanje? Kdo se je prijavil? Excel vam tega ne pove.

Zakaj bi se sploh ukvarjali s CRM?

Nobeden zakon ne zapoveduje, da mora vaše društvo uporabljati sodoben CRM sistem. Izbira je povsem vaša.

Vendar si postavite nekaj vprašanj:

• Ali imate vedno dovolj prostovoljcev za svoje projekte?
• Ali so vaši dogodki tako dobro obiskani, kot bi si želeli?
• Ali sponzorji z veseljem podpirajo vaše dejavnosti?
• Ali člani redno obnavljajo svoje članstvo?

Če ste na katero koli vprašanje odgovorili z "ne tako zelo, kot bi si želeli", potem je morda čas za razmislek.

Kaj vam prinese specializiran CRM za društva?

Orodje, kot je InPerson Platforma, je zasnovano specifično za potrebe društev in prinaša konkretne prednosti:

En vir resnice. Pozabite na tri različne verzije Excel tabel. Vsi v upravnem odboru vidijo iste, vedno posodobljene podatke.

Pametno iskanje in filtriranje. Potrebujete seznam vseh članov, starih med 18 in 25 let, ki živijo v Ljubljani? Dva klika.

Integriran e-mail marketing. Neposredno iz sistema pošiljate personalizirana sporočila – od obvestil o dogodkih do voščil in zahval.

Promocija na družbenih omrežjih. Vaši dogodki in novice zlahka najdejo pot do Facebooka in Instagrama.

Na koncu štejejo rezultati

Vse te funkcionalnosti so lepe na papirju, toda resnično vprašanje je: ali prinašajo rezultate?

Društva, ki so prešla na specializirane CRM sisteme, poročajo o:

• višji stopnji obnovitve članstva,
• boljši udeležbi na dogodkih,
• lažjem pridobivanju novih članov,
• bolj angažirani skupnosti.

Razlog je preprost – ko imate pregled nad svojimi člani in lahko z njimi komunicirate učinkovito, se ti počutijo bolj povezane z vašim poslanstvom.

Naslednji korak

Prehod iz Excela na pravi CRM ni revolucija čez noč. Je pa proaktivna odločitev, ki lahko vaše društvo popelje na novo raven organiziranosti in učinkovitosti.

Vprašanje ni, ali si lahko privoščite sodoben CRM. Vprašanje je, ali si lahko privoščite, da ga nimate.