Digitalizacija ni več privilegij velikih podjetij – tudi društva lahko z njo pridobijo več časa, boljšo organizacijo in močnejšo skupnost. Vendar je ključno vprašanje: kje sploh začeti?

V tem članku bomo pregledali šest ključnih področij digitalizacije, ki jih mora obvladati vsako sodobno društvo, če želi učinkovito delovati in rasti.

1. Spletna stran

Vsako društvo potrebuje svojo spletno stran, da ga lahko ljudje najdejo na spletu. Spletna stran je vaša digitalna vizitka in prvi stik s potencialnimi člani, sponzorji ali obiskovalci dogodkov.

Kaj mora vsebovati dobra spletna stran društva?

• Predstavitev dejavnosti – jasno opišite, kaj vaše društvo počne in komu je namenjeno
• Vizija in poslanstvo – zakaj vaše društvo obstaja in kakšne vrednote zastopa
• Aktualne novice in dogodki – redno obveščanje o tem, kaj se dogaja
• Kontaktni podatki – kako se lahko ljudje pridružijo ali stopijo v stik z vami
• Galerija – fotografije dogodkov, ki pokažejo vaše delo v praksi

2. Objavljanje na Facebooku in Instagramu

Socialna omrežja so ključna za doseganje vaše skupnosti in širše javnosti. A pozor: ne gre le za obveščanje o dogodkih!

Kot smo podrobneje razložili v našem članku Zakaj bi moralo vaše društvo deliti več zgodb kot povabil, je ključno, da sledite pravilu 80:20:

Ljudje ne želijo slediti društvu, ki samo nekaj prodaja ali promovira. Želijo biti del zgodbe, skupnosti in doživetij. Pokažite jim, kaj se dogaja za kulisami, delite uspehe vaših članov, objavljajte fotografije z dogodkov in ustvarjajte vsebino, ki jo bodo želeli deliti naprej.

3. Email marketing

Email marketing je najcenejši in najučinkovitejši način za vzdrževanje odnosov z obstoječimi člani. Raziskave kažejo, da je povratek vloženih sredstev (ROI) pri email marketingu kar 42:1!

Kaj lahko pošiljate članom preko e-pošte?

• Mesečne novice o aktivnostih društva
• Vabila na dogodke z možnostjo prijave
• Opominike za plačilo članarine
• Zahvale za udeležbo in podporo
• Zgodbe in dosežke članov

4. Usklajevanje nalog in ciljev preko aplikacije

Brez jasnega pregleda nad nalogami in odgovornostmi hitro nastane kaos. Kdo je odgovoren za kaj? Kdaj mora biti kaj narejeno? Kaj je bilo že opravljeno?

Uporaba aplikacije za usklajevanje nalog prinaša dve ključni prednosti:

• Večja organiziranost – vsi vedo, kaj je treba narediti in do kdaj
• Accountability (odgovornost) – jasno je, kdo je odgovoren za posamezno nalogo, kar poveča verjetnost, da bo opravljena

Kot smo opisali v naših člankih, lahko društva uporabljajo različna orodja:

• Asana – za projektno vodenje in razdeljevanje nalog
• Notion – za dokumentacijo, baze podatkov in projektno vodenje v enem
• InPerson Platforma – za celostno upravljanje društva, vključno z nalogami in dogodki

5. Enostavna evidenca članstva in članarin

Evidenca članov je osnova delovanja vsakega društva. Vendar pa mnoga društva še vedno vodijo članstvo na papirju ali v neurejenih Excel tabelah.

Kaj mora omogočati dobra evidenca članstva?

• Enostavno dodajanje novih članov – hitro in preprosto vnašanje podatkov
• Pregled statistik – koliko članov imate, koliko je aktivnih, koliko novih se je pridružilo letos
• Filtriranje in iskanje – hitro iskanje po imenu, statusu plačila članarine, lokaciji ipd.
• Sledenje plačilom članarin – kdo je plačal, kdo še ni, kdaj poteče članstvo
• Izvoz podatkov – za pripravo poročil ali pošiljanje mailov

Takšen sistem prihrani ogromno časa in preprečuje napake, ki se lahko zgodijo pri ročnem vodenju evidenc.

6. Vodenje balance stanja in izkaza poslovnega izida

Transparentno finančno poslovanje je ključnega pomena za zaupanje članov in sponzorjev. Poleg tega je vodenje finančne evidence zakonska obveznost društev.

Kaj mora vključevati finančna evidenca društva?

• Bilanca stanja – pregled sredstev in obveznosti društva
• Izkaz poslovnega izida – pregled prihodkov in odhodkov
• Sledenje prihodkom – članarine, dotacije, sponzorstva, donacije
• Sledenje odhodkom – stroški dogodkov, najemnine, material, honorarji
• Poročila – mesečna in letna poročila za upravni odbor in občni zbor

Mnoga društva uporabljajo Excel ali Google Sheets za vodenje financ, kar je za manjša društva povsem sprejemljivo. Pomembno je le, da so vsi prihodki in odhodki redno evidentirani in da imate jasen pregled nad finančnim stanjem.

Zaključek: Začnite tam, kjer ste

Digitalizacija društva se lahko zdi zastrašujoča, še posebej če trenutno večino stvari vodite na papirju ali v glavah ljudi. A dobra novica je: ne rabite vsega urediti čez noč.

Priporočeni koraki za začetek:

1. Ocenite, na katerem področju imate trenutno največ težav
2. Začnite z enim področjem (npr. evidenca članov ali pošiljanje mailov)
3. Ko sistem zaživí, dodajte naslednje področje
4. Redno preverjajte, ali vsi člani vodstva uporabljajo nova orodja
5. Prilagajajte sistem po potrebi – ni treba, da je popoln, pomembno je, da deluje

Digitalizacija ni cilj sama po sebi – je orodje, ki vam omogoča, da se lahko osredotočite na tisto, kar je res pomembno: na vaše poslanstvo, člane in skupnost.

Kot smo zapisali v članku Ali ste v društvu proaktivni ali reaktivni, je cilj digitalizacije, da lahko preidete iz reaktivnega gasilskega načina v proaktivno vodenje, kjer imate čas za strateško razmišljanje in razvoj.

Začnite danes. Izberite eno področje in naredite prvi korak. Vaše društvo si zasluži sodobna orodja, ki vam bodo olajšala delo in omogočila rast.