Veliko društev nastane iz navdušenja, skupnih vrednot in želje, da bi nekaj dobrega prispevali v skupnost. Potem pa pride realnost: birokracija, papirologija, lovljenje rokov, gašenje požarov, premalo ljudi in preveč nalog. Zelo hitro se zgodi, da društvo živi iz dneva v dan, brez jasne, skupne slike, kam sploh želi priti.

Knjiga Traction avtorja Gina Wickmana ponuja preprost, a zelo uporaben okvir za organizacije, ki želijo iz "gasilske" logike preiti v bolj mirno, proaktivno in usmerjeno delovanje. Jedro tega okvira je t. i. Vision/Traction Organizer (V/TO), kjer si organizacija odgovori na 8 ključnih vprašanj.

Ta ista vprašanja so izjemno uporabna tudi za društva.

Spodaj je pregled teh 8 vprašanj, prilagojen posebej za društva, z razlagami in primeri.

1. Katere so vaše temeljne vrednote?

Prvo vprašanje je: Kaj so vrednote, na katerih stoji vaše društvo?

To niso le "lepe besede" v statutu, ampak tisto, kar v praksi usmerja vaše odločitve. Na primer:

• Ali vam je pomembnejša vključenost ali vrhunski rezultati?
• Je vaša ključna vrednota tradicionalna kultura ali inovativnost in razvoj?
• Vam več pomeni prijazno vzdušje ali stroga profesionalnost?

Vrednote pomagajo pri izbiri projektov, sodelavcev in načinov dela. Če se vsi v vodstvu strinjajo glede 3–5 res ključnih vrednot, je mnogo lažje reči "da" pravim stvarem in "ne" stvarem, ki vas utrujajo in ne vodijo nikamor.

2. Kaj je vaš osrednji fokus (poslanstvo in niša)?

Drugo vprašanje je: Zakaj sploh obstajate in v čem ste najboljši?

Osrednji fokus je sestavljen iz:

• poslanstva / namena / strasti – zakaj vas ta dejavnost sploh vleče,
• niše – komu pravzaprav služite in na kakšen način.

Če je vaš fokus preširok ("delamo malo vse"), se ekipa hitro utrudi, nastane kaos, rezultati pa so razpršeni. Jasno definiran fokus pa prinese mir: lažje veste, katere projekte izbrati in katere zavrniti.

3. Kakšen je vaš 10-letni cilj?

Tretje vprašanje je: Kje želite biti čez 10 let?

Za društva se to lahko sliši pretirano dolgo, a prav dolgoročna slika pomaga, da razmišljate širše kot le "kaj moramo pripraviti do sobote".

Cilj ni, da je vse v detajle in popolnoma realno, ampak da imate smer, ki vas motivira.

4. Kakšna je vaša marketinška strategija?

Četrto vprašanje: Kako vas ljudje najdejo in zakaj izberejo prav vaše društvo?

V Traction to razdelijo na:

• ciljno skupino – komu je vaše društvo sploh namenjeno,
• 3 edinstvenosti (3 uniques) – v čem ste drugačni od drugih (npr. pristop, lokacija, vzdušje, tradicija, kakovost),
• dokazan proces – kako izgleda pot od prvega kontakta do aktivnega člana,
• garancija / obljuba – kaj lahko ljudje "pričakujejo od vas".

Društva pogosto veliko delajo, a premalo razmišljajo o tem, kako jasno in razumljivo komunicirati svojo vrednost navzven.

5. Kakšna je vaša 3-letna slika?

Peto vprašanje: Kako naj bi vaše društvo konkretno izgledalo čez 3 leta?

To je bližji, bolj "otipljiv" pogled kot 10-letni cilj. Tu lahko postanete konkretni:

• koliko članov želite imeti,
• koliko ključnih dogodkov letno,
• kakšen približen proračun,
• kakšna ekipa (prostovoljci, morda zaposleni),
• kakšna oprema ali prostori.

Ta 3-letna slika služi kot most med dolgoročno vizijo in letnim planom.

6. Kakšen je vaš 1-letni plan?

Šesto vprašanje je: Kaj konkretno morate doseči v naslednjem letu, da se boste približali 3-letni sliki?

To so ključni cilji, npr.:

• povečati število članov za X %,
• izpeljati 1 nov večji dogodek,
• urediti novo spletno stran in plačilni sistem za članarine,
• priprava in oddaja vsaj 3 projektnih prijav,
• vzpostaviti sistem uvajanja novih prostovoljcev.

Pomembno je, da cilji niso "vse, kar bi bilo fajn", ampak nekaj ključnih, ki res premaknejo društvo naprej.

7. Katere so vaše četrtletne skale (Rocks)?

Sedmo vprašanje je: Kateri so 3–7 najpomembnejših fokusov za naslednjih 90 dni?

Tu pridejo na vrsto "skale", o katerih smo že pisali v članku Ali ste v društvu proaktivni ali reaktivni?

• skale so največje, najpomembnejše naloge, brez katerih se ne boste premaknili proti 1-letnemu planu in 3-letni sliki,
• vsaka skala ima jasno odgovorno osebo in rok,
• vse ostalo (pesek, drobna opravila) se prilagaja tem skalam – ne obratno.

Če ima društvo vsak kvartal jasno definiranih nekaj skal in jih resno jemlje, se čez leto dni zgodi ogromen premik – brez občutka, da ste morali "čarati".

8. Katere so vaše aktualne težave in ovire (issues)?

Osmo vprašanje: Kaj vas trenutno zadržuje? Katere so vaše največje težave, ovire, priložnosti in odprta vprašanja?

To je seznam vsega, kar vam "visi v zraku", na primer:

• "Nihče noče prevzeti funkcije tajnika."
• "Stalno zamujamo z oddajo poročil."
• "Komunikacija med člani je zmedena – vse je malo na e-mailu, malo na WhatsAppu, malo na papirju."
• "Ne znamo privabiti mladih članov."
• "Nimamo jasnega pregleda nad financami."

V Traction predlagajo, da te stvari sistematično zapisujete in nato redno rešujete na sestankih (namesto da o njih samo jamrate medtem, ko gasite požare).

Za društva je to lahko npr. mesečni strateški sestanek, kjer ne govorite o "kaj moramo ta teden", ampak o tem, kako rešiti vzroke težav.

Kako lahko to uporabite v vašem društvu?

Ni treba, da kar naenkrat uvedete celoten sistem EOS iz knjige Traction. Že to, da se vodstvo društva enkrat na leto usede za 2–3 ure in si iskreno odgovori na teh 8 vprašanj, lahko naredi ogromno razliko:

1. Natisnite ali zapišite teh 8 vprašanj.
2. Na sestanek povabite ključne ljudi (vodstvo, najbolj aktivne člane).
3. Najprej naj vsak posamezno na kratko odgovori na vprašanja.
4. Potem odgovore primerjajte in skupaj oblikujte skupno verzijo.
5. Skupaj izberite 1-letne cilje in skale za naslednje četrtletje.
6. Dogovorite se, da se čez 3 mesece spet dobite in pregledate napredek.

Zaključek

Društva nimajo vedno možnosti zaposlovati profesionalnih managerjev, imajo pa nekaj drugega: ljudi s strastjo, voljo in poslanstvom. Da ta energija ne izgori v birokraciji in stalnem gasilskem načinu, potrebujejo jasen okvir.

8 vprašanj iz knjige Traction je preprost, praktičen način, da si društvo postavi:

• kdo smo,
• zakaj obstajamo,
• kam gremo v 10, 3 in 1 letu,
• kaj so naše prioritete v naslednjih 90 dneh,
• in kaj nas trenutno najbolj zadržuje.

Odgovori na ta vprašanja ne bodo rešili vsega čez noč, bodo pa poskrbeli, da boste spet delovali proaktivno in ne le reaktivno. In to je prvi korak, da vaše društvo ponovno postane to, zaradi česar je nastalo: prostor za skupno vizijo, veselje in prispevek skupnosti.