Ali ste v društvu proaktivni ali reaktivni?
Življenje je polno nepredvidljivih situacij, zunanje okoliščine pa nas nenehno poskušajo odvrniti od naše višje vizije. Društva običajno nastanejo s plemenitim namenom, a lahko sčasoma postanejo predvsem mukotrpna dolžnost namesto radostnega poslanstva.
V vse bolj birokratiziranem svetu nam pri upravljanju društva pogosto ne uspe pogledati onkraj papirjev in vsakodnevnih administrativnih nalog. Ujeti smo v neskončnem krogu reševanja drobnih težav, medtem ko naša prvotna vizija počasi izginja v ozadju.
Reaktivno vs. proaktivno vodenje
Razlog za takšen način delovanja pogosto izhaja iz reaktivnega pristopa k vodenju, kjer se ves čas le odzivamo na zunanje dražljaje in gasimo požare, ki sproti nastajajo. Reaktivno vodenje pomeni, da na problem čakamo, dokler se ne pojavi – šele nato ukrepamo.
Nasprotje tega je proaktivno vodenje, ki pomeni, da izzive in priložnosti predvidevamo, še preden se pojavijo. Proaktivni voditelji načrtujejo vnaprej, postavljajo sisteme, ki preprečujejo težave, in gradijo temelje za dolgoročni uspeh.
Primer: Reaktivno društvo začne iskati novega blagajnika šele takrat, ko obstoječi dva tedna pred odstopom pove, da odhaja. Proaktivno društvo pa ima naslednika izbranega in ga že vnaprej uvaja v delo, da je pripravljen prevzeti vlogo, ko pride čas.
Kako postati bolj proaktivni?
1. Imejte prave ljudi na pravih mestih
Vodja mora resnično biti vodja – ne oseba, ki opravlja vsa druga opravila. Večino časa, namenjenega društvu, bi moral posvetiti strateškemu razmišljanju, usmerjanju ekipe in komunikaciji. Kot podrobneje razložimo v našem članku o tem, ali imate v društvu prave ljudi na pravih mestih, je ključno, da ima vsak član ekipe jasno opredeljeno vlogo.
Ko vodja namesto strateškega razmišljanja stalno rešuje drobne operativne težave, društvo hitro zapade v reaktivni način delovanja. To pa je neskončen krog, iz katerega je zelo težko izstopiti.
2. Osredotočite se na »skale«, ne na pesek
Gino Wickman v knjigi Traction predstavlja koncept »Rocks« (skal) – to so vaših 3–7 najpomembnejših prioritet za naslednje trimesečje. Koncept temelji na analogiji, ki jo je Stephen Covey predstavil v knjigi »First Things First«:
Predstavljajte si, da imate posodo (ta predstavlja vaš čas) in različne materiale: velike skale, prodnik, pesek in vodo. Če posodo najprej napolnite s peskom in vodo (drobne vsakodnevne naloge), za velike skale (pomembne strateške prioritete) ne bo več prostora. Če pa najprej vstavite velike skale, se bodo prodniki, pesek in voda vrinili vmes.
Vaše »skale« v društvu bi lahko bile na primer:
- organizacija glavnega letnega dogodka,
- pridobitev treh novih sponzorjev,
- vzpostavitev sistema za avtomatsko obračunavanje članarin,
- izvedba kampanje za pridobivanje novih članov.
3. Naučite se pustiti določene »požare«, da zgorijo
To je verjetno najtežji del proaktivnega vodenja. V resničnem svetu je skoraj nemogoče biti popolnoma proaktiven – nepredvidljive situacije se bodo vedno pojavljale. Pomembno pa je, da znamo naloge pravilno prednostno razvrstiti. Včasih je treba kakšen »požar« preprosto pustiti, da zgori, brez da se takoj odzovemo, ker je pomembneje, da svoj fokus usmerimo v ključne naloge.
Raziskave kažejo, da se proaktivni voditelji učijo razlikovati med nujnimi in pomembnimi nalogami. Ne vsaka nujna naloga je tudi resnično pomembna in ne vsaka pomembna naloga je nujna.
Vprašajte se: Kaj se bo zgodilo, če te naloge danes ne opravim? Če je odgovor »nič bistvenega«, potem to verjetno ni ena od vaših skal. Če pa je odgovor »zaradi tega ne bomo mogli izvesti našega glavnega cilja«, potem gre za skalo, ki potrebuje vašo pozornost.
Praktični koraki za prehod iz reaktivnega v proaktivno vodenje
Korak 1: Naredite pregled svojega časa
En teden si natančno zapisujte, za kaj porabite svoj čas v društvu. Nato aktivnosti razdelite v naslednje kategorije:
- Strateško načrtovanje – dolgoročne odločitve, vizija, cilji
- Operativno delo – organizacija dogodkov, vodenje projektov
- Gašenje požarov – reševanje nepredvidenih težav
- Administracija – papirologija, e-pošta, sestanki
Korak 2: Določite svoje trimesečne »skale«
Vsako trimesečje skupaj z vodstvom določite 3–7 najpomembnejših ciljev. Ti cilji morajo biti:
- Specifični – jasno opredeljeni
- Merljivi – natančno veste, kdaj so doseženi
- Pomembni – neposredno prispevajo k vaši viziji
- Časovno omejeni – zastavljeni za naslednjih 90 dni
Korak 3: Blokirajte čas za strateško delo
Vsak teden blokirajte vsaj 2–3 ure »svetega časa«, ko delate izključno na svojih skalah. V tem času izklopite telefon, ne odpirajte e-pošte in se popolnoma posvetite najpomembnejšim prioritetam.
Korak 4: Delegirajte in avtomatizirajte
Vse, kar ni neposredno povezano z vašimi skalami, poskusite delegirati članom ekipe ali avtomatizirati s pomočjo orodij. Raziskave kažejo, da proaktivni voditelji več časa namenijo mentorstvu in razvoju svojih ekip, kar dolgoročno zmanjša potrebo po njihovem neposrednem poseganju v vsako težavo.
Zaključek
Prehod iz reaktivnega v proaktivno vodenje ni hiter proces. Zahteva disciplino, ustrezne sisteme in pripravljenost sprejeti, da določene stvari ne bodo vedno opravljene popolno. A prav to je edina pot, da vaše društvo resnično služi svojemu namenu in uresničuje svojo vizijo.
Kot pravi pregovor: »Če nimate časa za načrtovanje, boste imeli čas za gašenje požarov.« Vprašajte se – ali želite naslednje leto preživeti v gasilskem načinu ali želite graditi nekaj trajnega?
Izbira je vaša. Začnite danes: določite svoje trimesečne skale in blokirajte prvi termin za strateško delo. Vaše društvo si zasluži proaktivno vodstvo.