V svetu digitalnih orodij za organizacijo in sodelovanje se je Notion uveljavil kot ena najbolj priljubljenih in vsestranskih platform. Kombinira funkcionalnosti za vodenje projektov, zapiske, baze podatkov in drugo – vse na enem mestu.

Medtem ko so nekatera orodja specializirana za eno področje, je Notion zasnovan kot prazna platforma, ki jo lahko prilagodite natanko vašim potrebam. V tem blogu bomo raziskali, kako lahko slovenska društva izkoristijo to fleksibilnost.

O platformi Notion

Notion je bil ustanovljen z vizijo ustvariti "vse-v-enem" delovni prostor, kjer lahko ekipe upravljajo projekte, vodijo dokumentacijo, organizirajo znanje in sodelujejo – brez potrebe po preklapljanju med različnimi aplikacijami.

Ključna značilnost Notiona je njegova prilagodljivost. Ne dobite vnaprej pripravljenega sistema – dobite gradnike (bloke), s katerimi lahko zgradite točno to, kar potrebujete. To je lahko prednost ali slabost, odvisno od vaših potreb.

Ključne funkcionalnosti za društva

Fleksibilni pogledi

Notion omogoča različne načine prikaza podatkov:

• Tabela (Table) – klasična preglednica za strukturirane podatke
• Tabla (Board) – Kanban pogled za upravljanje nalog
• Seznam (List) – enostavni seznam elementov
• Koledar (Calendar) – časovni pogled dogodkov in rokov
• Časovnica (Timeline) – Ganttov diagram za načrtovanje
• Galerija (Gallery) – vizualni prikaz z slikami

Isti podatki se lahko prikažejo v različnih pogledih, kar omogoča, da si vsak član ekipe ogleda informacije na način, ki mu najbolj ustreza.

Baze podatkov

Notion ni samo orodje za pisanje zapiskov – je polnopravna podatkovna baza. Lahko ustvarite:

• Bazo članov z vsemi potrebnimi podatki
• Register projektov in dogodkov
• Katalog opreme in sredstev
• Bazo znanja in dokumentacije
• CRM sistem za donatorje in partnerje

Te baze lahko povezujete med seboj, kar omogoča močne relacijske povezave – podobno kot v Excel, samo bolj intuitivno.

Predloge (Templates)

Notion ponuja obsežno knjižnico predlog za različne potrebe. Za društva so lahko uporabne:

• Predloge za sestanke in zapisnike
• Projektne načrte
• Načrte za dogodke
• Wikije za dokumentacijo
• Sisteme za sledenje nalogam

AI asistent

Od leta 2025 je Notion AI vgrajen v dražje pakete in omogoča:

• Avtomatsko povzemanje dolgih dokumentov
• Generiranje besedil in idej
• Prevajanje vsebin
• Izboljšanje napisanega besedila
• Iskanje po vsebinah z naravnim jezikom

Integracije

Notion se povezuje z mnogimi orodji, vključno z:

• Google Drive, Dropbox
• Slack
• GitHub
• Figma
• Zapier (za avtomatizacije)

Praktična uporaba za društva

Kako lahko društva konkretno uporabijo Notion?

Baza znanja (Wiki)

Ustvarite centralno mesto za vso pomembno dokumentacijo društva:

• Pravila in statut društva
• Postopki in protokoli
• Kontakti in partnerji
• Zgodovina in pomembni dogodki
• Navodila za nove člane

Upravljanje projektov in dogodkov

Za vsak dogodek ali projekt ustvarite stran z:

• Opisom in cilji
• Seznamom nalog v Kanban pogledu
• Časovnico priprav
• Proračunom
• Povezanimi dokumenti

Evidenca članov

Ustvarite bazo članov z vsemi pomembnimi informacijami in jih kategorizirajte po vlogah, aktivnosti, članarini ipd.

Srečanja in zapisniki

Za vsako srečanje ustvarite stran iz predloge, kjer beležite dnevni red, sklepe in naloge, ki izhajajo iz sestanka.

Cenovni modeli

Notion ponuja različne cenovne pakete:

• Free (brezplačno) – za posamezne uporabnike, neomejene strani in bloki, 5 gostov, osnovne integracije
• Plus – 12 $/mesec na uporabnika (letna naročnina), neomejene prenose datotek, 30-dnevna zgodovina različic, do 100 gostov
• Business – 20 $/mesec na uporabnika (letna naročnina), zasebni delovni prostori, napredne AI funkcije, neomejena zgodovina različic, SAML SSO
• Enterprise – cena po meri, dodatne varnostne funkcije, napredna dovoljenja, namenski uspeh strankam

Opomba: Študenti in učitelji lahko dostopajo do Plus načrta brezplačno z registracijo s šolskim e-mailom.

Prednosti in slabosti

Prednosti

• Izjemna prilagodljivost – lahko ga oblikujete natanko po svojih potrebah
• Vse na enem mestu – zapiski, baze podatkov, wikiji, projekti
• Lep in intuitiven vmesnik – prijetno delo
• Močne baze podatkov – relacijske povezave med podatki
• Odličen brezplačni paket – za manjše ekipe popolnoma zadosten
• Aktivna skupnost – veliko predlog in vodičev
• 50% popust za neprofitne organizacije

Slabosti

• Strma krivulja učenja – zaradi fleksibilnosti je lahko za začetnike zahteven
• Brez vgrajenih avtomatizacij – za napredne avtomatizacije potrebujete zunanje orodja (Zapier)
• Brez naprednega sledenja odvisnosti – ni pravi projektni menedžment tool kot Asana
• Lahko je prepočasen pri velikih bazah – zmogljivostne omejitve
• AI je drag – od leta 2025 je AI vključen samo v dražje pakete
• Offline način ima omejitve – ni tako robusten kot pri nekaterih konkurentih

Primerjava z InPerson Platformo

Notion je odličen za fleksibilno organizacijo znanja in projektov, vendar zahteva čas za nastavitev in učenje. Je orodje za tiste, ki želijo zgraditi svoj sistem po meri.

InPerson Platforma pa ponuja pripravljeno rešitev, specifično zasnovano za slovenske razmere in potrebe društev. Kot smo opisali v blogu Kako sodelovati z ekipo na InPerson Platformi?, naša platforma ne zahteva konfiguracije – vključite se in začnite uporabljati:

• Evidenca članstva – pripravljena baza članov
• Članarina – spremljanje plačil
• E-mail marketing – 50 profesionalnih predlog
• Dogodki – upravljanje dogodkov
• Facebook in promocija – AI za promocijske vsebine
• Opravila in cilji – projektno vodenje

Medtem ko je Notion kot prazen zvezek, ki ga lahko napolnite s čimer koli, je InPerson Platforma kot že pripravljena agenda za društva – s strukturo, ki jo društva potrebujejo, brez potrebe po urah konfiguracije.

Zaključek

Notion je odlično orodje za društva, ki:

• Imajo čas in pripravljenost za učenje in konfiguriranje sistema
• Potrebujejo fleksibilno orodje, ki ga lahko popolnoma prilagodijo
• Želijo centralno mesto za vso dokumentacijo in znanje
• Že imajo izkušnje z digitalnimi orodji

Za društva, ki želijo hitro začeti uporabljati sistem brez učne krivulje in konfiguracije, pa je InPerson Platforma boljša izbira – pripravljeno orodje s vsemi funkcijami, ki jih društva potrebujejo, v enem paketu.

Pomembno je, da izberete orodje, ki ustreza vašim potrebam in zmožnostim. Notion je kot Lego kocke – neomejene možnosti, vendar morate najprej vedeti, kaj želite zgraditi. InPerson Platforma je kot sestavljeni model – pripravljen za uporabo takoj.